Evenement organiseren

Voor een evenement zonder vergunning gelden de volgende voorwaarden:

• Er zijn maximaal 250 personen aanwezig. Voor (rommel)markten, braderieën, wandel- en fietsactiviteiten geldt een maximum van 500 personen tegelijkertijd.
• Er is geen muziek vóór 7.00 uur of na 23.30 uur. Voor versterkte muziek vraagt u een ontheffing aan.
• U sluit geen weg af die genoemd staat op deze kaart.
• Als het evenement plaatsvindt in een gebouw dan passen de activiteiten binnen de gebruiksmelding van dat gebouw.
• De objecten die neergezet worden, zijn maximaal 25 m2 groot.
• De vrije ruimte tussen de objecten is minstens 2 meter.
• De toegangsweg tot het evenemententerrein is minstens 3,5 meter breed en 4,2 meter hoog.
• U houdt brandputten, brandkranen en nooduitgangen vrij.
• De deelnemers van een wandel- of fietsactiviteit wijken niet af van bestaande wegen en paden.
• Verkeersregelaars die voldoen aan de voorwaarden begeleiden een optocht.
• U hebt toestemming van de eigenaar van het terrein waarop u het evenement wilt organiseren. Maakt u gebruik van gemeentegrond, dan gelden extra aandachtspunten. Organiseert u uw evenement in het centrum van Rijssen, het centrum van Holten of op de Canadese Begraafplaats in Holten? Dan meldt u uw evenement via het online formulier. Kan uw evenement niet doorgaan, dan hoort u dat van ons. Hoort u niets van ons, dan kunt u het evenement gaan organiseren.
• Materialen worden niet aan bomen of ander groen vastgemaakt.
• Na afloop van het evenement zorgt u ervoor dat het evenemententerrein schoon en netjes achterblijft.

Termijnen evenementenvergunning

• Een evenementenvergunning vraagt u uiterlijk 12 weken voor het evenement plaatsvindt aan.
• Wij nemen een beslissing over uw aanvraag binnen 8 weken na ontvangst.
• Deze termijn mogen wij 1 keer verlengen.

Kosten evenementenvergunning

Wij berekenen geen legeskosten voor een evenementenvergunning. Dit geldt ook voor overige vergunningen en ontheffingen die u nodig hebt als onderdeel van het evenement.

Veiligheidsplan

Wij vragen u een veiligheidsplan te maken voor uw evenement. Een veiligheidsplan is een plan waarin van alles staat wat te maken heeft met het evenement dat u organiseert. Hierin geeft u onder andere aan wat u gaat organiseren, wat mogelijke risico’s bij uw evenement zijn, welke maatregelen u treft en hoe de organisatie er uit ziet.

Op de website van Veiligheidsregio Twente is veel informatie te vinden over het organiseren van evenementen en het maken van een veiligheidsplan. Meer over de veiligheid leest u onder het kopje samen werken aan veilige evenementen op deze pagina. 

Wilt u alcohol schenken tijdens uw evenement, versterkte muziek laten horen, kamperen tijdens uw evenement of is uw evenement op zondag? Een groot deel van deze aanvullende vergunningen en ontheffingen zijn opgenomen in de aanvraag voor een evenementenvergunning. Heeft u geen vergunning nodig, dan vraagt u deze ontheffingen apart aan.

Organiseert u een evenement op een locatie die niet als evenementenlocatie is aangewezen? Dan heeft u hiervoor aanvullend een omgevingsvergunning nodig. Als u deze vergunning nodig hebt, informeren wij u hierover. U vraagt een omgevingsvergunning aan via het Omgevingsloket.

Een vooraankondiging levert u digitaal aan via het formulier Vooraankondiging evenement.

Organisatoren kunnen een vooraankondiging doen om hun evenementen te plaatsen op de evenementenkalender en daarmee de desbetreffende dag(en) en locatie te reserveren. Ook ontstaat er een totaalbeeld over de drukte in de regio op bepaalde momenten. Hier kunnen de hulpdiensten dan vroegtijdig op anticiperen.

Vóór 1 december voorafgaande aan het komende evenementenjaar dienen organisatoren de vooraankondiging in. Een aantal organisatoren is afhankelijk van landelijke bonden voor het bepalen van een datum en is daarom niet in staat om vóór 1 december de vooraankondiging te doen. Deze organisatoren dienen de aankondiging later in.

Wanneer een evenement als vooraankondiging op de kalender wordt geplaatst houdt dit niet in dat de benodigde vergunningen per definitie worden verleend. Een organisator moet alsnog een aanvraag voor een evenementenvergunning indienen. 

Voorwaarden verkeersregelaars

Wilt u verkeersregelaars inzetten tijdens het evenement? Dan geldt het volgende:

• Op grond van de Regeling Verkeersregelaars moeten vrijwilligers c.q. medewerkers van de organisatie die ingezet wordt, bevoegd zijn deze functie te vervullen.
• Het aanwijzen van deze verkeersregelaars gebeurt door de burgemeester.
• Deze verkeersregelaars moeten een instructie volgen via een e-learning cursus. Hiervoor kunt u contact opnemen met de Stichting Verkeersregelaars Nederland.

Op provinciale wegen moeten professionele verkeersregelaars (beroepsverkeersregelaars) worden ingezet. Ook moet dit worden gemeld bij de provincie Overijssel.

Wegen afsluiten

Als u een weg wilt afsluiten die als hoofdroute brandweer en/of een openbaar vervoer geldt, dan heeft u een vergunning nodig. Wel zorgt u er altijd voor dat er een minimale vrije strook rijbaan van tenminste 3,50 meter breed en 4 meter hoog is, zodat de toegang voor de hulpverleningsvoertuigen gewaarborgd blijft. 

Verkeersborden en dranghekken

Wilt u bij uw evenement gebruikmaken van dranghekken en/of verkeersborden? Dan kunt u die gratis bij ons lenen. Wij kunnen maximaal 260 dranghekken uitlenen. Het kan voorkomen dat de dranghekken op de dag van uw evenement op een andere locatie gebruikt worden.

Goed om te weten

• U vraagt deze middelen aan via het online formulier (DigiD en eHerkenning).
• Verkeersborden kunt u van maandag tot en met vrijdag zelf ophalen of terugbrengen (niet op feestdagen). 
• Dranghekken kunt u van maandag tot en met vrijdag zelf ophalen/terugbrengen of laten bezorgen (niet op feestdagen).
• In het formulier geeft u aan welke en hoeveel borden en dranghekken u wilt lenen. U kunt kiezen uit onderstaande verkeersborden:

verkeersbord gesloten verklaring

verkeersbord verboden te parkeren

verkeersbord verboden te stoppen

pijlbord

bord doorgaand rijverkeer gestremd

Evenement op gemeentegrond in Rijssen

Voor het organiseren van een evenement in Rijssen is het belangrijk om van tevoren goed af te stemmen met de winkeliers en de omwonenden op de hoogte te stellen. Neem voor overleg met de winkeliers contact op met winkeliersvereniging HABI.

Terrein voor de Schildkerk

Voor het gebruik van het terrein tussen Schildkerk en Wilhelminaboom hebt u toestemming nodig van de Hervormde gemeente. Hiervoor kunt u contact opnemen met het kerkelijk bureau.

Europaplein

Voor het op- en afbouwen geldt dat het aanleveren van materialen alleen mag via de Elsenerstraat. Dit houdt in dat voertuigen en zwaar materieel geen gebruik mogen maken van het Europaplein en de Rozengaarde. De bestrating van het Europaplein kan zware belasting niet aan. Er is iemand van de organisatie aanwezig die er op toeziet dat dit goed gebeurt. Verder geeft iemand van de organisatie aanwijzingen zodat de verticale objecten (plantenbakken, speelelement) niet worden beschadigd. Het is niet toegestaan om met een heftruck het plein te berijden in verband met de starre wielen en hoge asdruk. U gebruikt een voertuig met op luchtdruk geregelde banden. U mag objecten op het Europaplein niet bevestigen met haringen, pinnen en dergelijke die in de grond geslagen worden.

Plein Hoge Wal

Voor het gebruik van het plein neemt u contact op met de heer H.  Derksen van winkeliersvereniging De Hoge Wal (06-13462904). Dit in verband met het inrichten van het plein tijdens het evenement. Voor het gebied op het Hogewalplein met de bruine bestrating geldt dat zware (verkeers)belasting niet is toegestaan in verband met de boombeluchtingsaanslag en de bekabeling van de grondsport en de stadspomp. Het afstempelen van attracties en het inslaan van grondpennen is verboden. Het gebied is weergegeven door middel van een arcering op de plattegrondtekening.

Volkspark

Wilt u een evenement organiseren in het Volkspark in Rijssen, dan vraagt u hiervoor een vergunning aan. 

Marktterrein

U kunt op maandag en zaterdag geen evenement organiseren op het marktterrein. Vindt het evenement aansluitend aan het marktterrein plaats? Neem dan vooraf contact op met de Stichting Warenmarkt Rijssen-Holten. U verkoopt geen producten tijdens het evenement die ook op de markt worden verkocht.

Evenement op gemeentegrond in Holten

Centrum van Holten Voor het organiseren van een evenement in het centrum van Holten (Smidsbelt) licht u vooraf omwonenden en winkeliers in. Hiervoor kunt u contact opnemen met de Holtense Handelsvereniging.

Kalfstermansweide

Hier worden geen evenementen gehouden, behalve de Triatlon Holten en de Keunefeesten.

Marktterrein

U kunt op vrijdag geen evenement organiseren op het marktterrein. Vindt het evenement aansluitend aan het marktterrein plaats? Neem dan vooraf contact op met de Stichting Warenmarkt Rijssen-Holten. U verkoopt geen producten tijdens het evenement die ook op de markt worden verkocht.

Reclame LED displays

Bij diverse invalswegen in Rijssen-Holten staan LED displays (digitale informatieborden). Op deze displays worden diverse toeristische activiteiten aangekondigd. Wilt u uw evenement ook graag terugzien op de displays? Dan kunt u dit aanvragen via Visit Rijssen-Holten.

Aanleveren van promotieactiviteiten

U kunt informatie met betrekking tot de activiteit die u organiseert, rechtstreeks aanleveren bij Visit Rijssen-Holten. Zij bepalen vervolgens of en waar deze activiteit vermeld wordt. Ze kunnen het evenement plaatsen in de agenda van de website met doorplaatsing naar de toeristische zuilen, de narrowcasting in The Read Shop, LED displays bij de invalswegen en social media (twitter/facebook).

De informatie over uw activiteit kunt u aanleveren via info@visitrijssenholten.nl. De aangeleverde informatie moet aan de volgende eisen voldoen:

• 5 regels tekst
• maximaal 16 tekens per regel
• Volgorde informatie: omschrijving, datum & locatie. 

Te plaatsen evenementen

Visit Rijssen-Holten promoot toeristische activiteiten via de displays op basis van de volgende criteria:

• genoemde activiteiten vinden geheel of gedeeltelijk in de gemeente plaats.
• activiteiten zijn toeristisch gerelateerd.
• activiteiten zijn voor iedereen toegankelijk (eventueel tegen betaling).

Visit Rijssen-Holten bepaalt uiteindelijk of en zo ja waar een evenement geplaatst wordt.

Spandoeken evenement

Voor het ophangen van reclamemateriaal voor lokale, niet bedrijfsgerelateerde evenementen, collectes en voor campagnes van de Stichting Ideële Reclame (SIRE) en Veilig Verkeer Nederland is geen vergunning nodig. Het ophangen van reclamemateriaal is mogelijk, binnen de frames op de volgende locaties:

 Rijssen

• Nijverdalseweg/Plaagslagen op het grasveld bij de rotonde N347
• Rotonde Wierdensestraat ter hoogte van de Reggesingel
• Enterstraat thv huisnummer 151/Enterveenweg
• Markeloseweg ter hoogte van speelveld thv Lantaarnpaalnummer 31
• (Reggesingel ter hoogte van lichtmast nrs. N96 en N95

Holten

• Rotonde Oranjestraat, tankstation Avia
• Larenseweg thv plan Liezen
• Deventerweg thv Parkeerplaats bushalte lantaarnpaal nummer 25

Dijkerhoek

• Dijkerhoekseweg thv Beumersteeg

Espelo

• Raalterweg N332 ter hoogte van de Espelodijk

Voorwaarden

• Hang het reclamemateriaal maximaal 14 dagen voor aanvang van het evenement op.
• Het reclamemateriaal mag een maximale afmeting hebben van 2 meter breed en 1 meter hoog, waarbij het mogelijk is om maximaal 6 materialen per frame op te hangen.
• Er wordt gewerkt volgens het principe wie het eerst komt, wie het eerst maalt.
• Bevestig het reclamemateriaal op een zodanige manier dat deze niet los kan raken.
• Hang het reclamemateriaal zo op dat daardoor het verkeer geen hinder ondervindt.
• Verwijder het reclamemateriaal binnen 1 werkdag na afloop van de activiteit. Gebeurt dit niet, dan kan de gemeente dit doen op uw kosten.
• Houdt u zich niet aan de voorwaarden en de termijnen dan verwijdert de gemeente het reclamemateriaal op uw kosten. Dit reclamemateriaal kunt u dan bij de gemeentewerf weer ophalen.

Onder evenement verstaan wij een activiteit die voor iedereen toegankelijk is. Dat betekent dat iedereen (eventueel tegen betaling) welkom is. Bruiloften, personeelsfeesten en verjaardagen hebben een besloten karakter, omdat alleen mensen komen die een uitnodiging hebben ontvangen.

Voor deze activiteiten met een besloten karakter stellen wij geen gemeentegrond beschikbaar. U kunt deze activiteiten alleen organiseren op privéterrein. 

Wilt u muziek laten horen, dan houdt u rekening met het geluidsniveau. Omwonenden mogen hiervan geen last hebben.

Evenement in een tent

Als u een tijdelijk bouwwerk (tent) gebruikt om veel mensen samen te laten komen, moet dit brandveilig zijn. Bekijk het stroomschema voor meer informatie.

Wilt u een klein item plaatsen? Geef dit dan aan ons door via het online formulier.

Hierbij gelden de volgende voorwaarden:

Algemeen

• Houd altijd een vrije doorgang van 3,5 meter breed vrij voor hulpverleningsdiensten. 
• Het maximale geluidsniveau is maximaal 80 dB(A). 
• Lever de omgeving na gebruik schoon en opgeruimd op. 
• U mag objecten (zoals een springkussen, podium, snackwagen) of kleine attractie (zoals een draaimolen) plaatsen, maar alleen als gebruik hiervan voor de bezoeker gratis is.

Attracties

• De attractie voldoet aan het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen. 
• De attractie is aangemeld bij de NVMA. U moet een geldig certificaat van goedkeuring op verzoek tonen. 

Springkussen

• Een volwassene houdt toezicht op het springkussen. 
• U maakt het springkussen met gewichten vast. U gebruikt geen haringen in de bestrating. Ook bevestigt u het springkussen niet aan bomen, struiken of straatmeubilair. 
• Het springkussen voldoet aan de eisen die het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen. 

Foodtruck/snackwagen

• U hebt bij de foodtruck/snackwagen maximaal 5 gasflessen van 10,5 kg opslag. 
• Gasflessen en gasslangen moeten tijdig zijn gekeurd, zijn vastgezet en zijn tegen aanrijden beschermd. 
• Er is een brandblusser met een inhoud van minimaal 6 kg. of 6 l. blusstof aanwezig. 

Er bestaan algemene richtlijnen voor het plaatsen van en zoeken naar geocaches. De gemeente Rijssen-Holten onderschrijft deze richtlijnen voor het grondgebied dat zij in eigendom heeft, maar heeft daarnaast een paar aanvullende spelregels opgesteld.

Aanvullende regels voor het plaatsen van een object voor geocaching in Rijssen-Holten:

• Er mogen geen caches op of aan gemeentelijke bomen worden aangebracht.
• Er mogen geen caches geplaatst worden op speelplekken, de begraafplaatsen, op schoolpleinen en op  minder dan 10 meter van (drukke) wegen en spoorwegen.
• De gemeente houdt bij het uitvoeren van haar taken geen rekening met de aanwezigheid van de cache. De gemeente kan en mag een cache (laten) weghalen als blijkt dat deze gevaar of schade veroorzaakt of overlast geeft. De eigenaar van de cache kan de gemeente hierop niet aanspreken of aansprakelijk stellen.
• Er mag geen schade of hinder veroorzaakt worden aan de natuur, gemeentelijke eigendommen of eigendommen van derden.
• De locatie van de cache is te bereiken via de openbare weg of openbare paden en de cache mag niet worden begraven op plekken waar gereden of gelopen wordt.
• Een cache mag geen nadelig effect hebben op de verkeersveiligheid en de bruikbaarheid van de openbare weg of een storend effect voor het stads- of dorpsbeeld in de gemeente Rijssen-Holten zijn.
• Er mag niet met gereedschap dieper dan 25 cm in gemeentegrond gegraven worden.
• Een particulier terrein waarop gebouwen staan en waarin mensen verblijven (zoals een woning, school of bedrijf) mag geen overlast hebben van het geocachen.
• De persoon die de cache aanbrengt is zelf verantwoordelijk voor zijn cache. Met de plaatsing van een cache ontziet de eigenaar de gemeente Rijssen-Holten van iedere aansprakelijkheid die als gevolg van het plaatsen, zoeken of vinden van de cache kan ontstaan.
• Bij het plaatsen en in de omschrijving van de cache dient rekening gehouden te worden met een eventuele tijdsbeperking in de toegankelijkheid van de omgeving (zoals ’s nachts gesloten gebieden).

Het evenementenseizoen in Twente staat bol van de grote en kleinere evenementen. Of het nu gaat om een muziekfestival, een hardloopwedstrijd of een carnavalsoptocht: de veiligheid van de bezoekers staat voorop. Natuurlijk wilt u dat uw evenement veilig verloopt en een succes wordt. Hieronder leggen we uit welke stappen u daarbij moet doorlopen. Voor meer informatie kunt u terecht op de website van Veiligheidsregio Twente.

Stappenplan

1. Breng de risico’s van uw evenement in kaart en welke maatregelen u moet nemen. Denk aan onderwerpen als crowd management, brandveiligheid, EHBO-voorzieningen en beveiliging. Dit schrijft u op in een veiligheidsplan. Op de website van de veiligheidsregio vindt u een handig format en instructievideo’s.
2. Ondanks alle maatregelen kan er toch iets misgaan op uw evenement. In het veiligheidsplan schrijft u daarom ook op wat de procedures zijn in geval van een noodsituatie. Zorg ervoor dat iedereen hiervan op de hoogte is en weet waar de nooduitgangen en aanrijroutes voor hulpdiensten zijn.
3. Zorg ervoor dat u weet welke vergunningen en toestemmingen u nodig hebt voor uw evenement en vraag deze tijdig aan bij de gemeente waar uw evenement plaatsvindt.
4. Ook op de dag van het evenement zelf let u goed op de veiligheid. Hou daarbij rekening met de weersomstandigheden en zorg dat u voorbereid bent.
5. Hou na afloop van het evenement een evaluatie. Bespreek wat er goed ging en wat er verbeterd kan worden voor toekomstige evenementen.

Meer informatie

Kijk voor meer informatie over waar je allemaal aan moet denken bij het organiseren van een veilig evenement op de u op de website van Veiligheidsregio Twente. Heeft u ergens een vraag over? Neem dan contact op met de gemeente of stuur een bericht aan evenementenadvisering@vrtwente.nl.